Struktur Organisasi dan Contoh Pengurusan Suatu Organisasi

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan

Struktur organisasi Pusdiklat

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.^[1]

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah bagaimana suatu pekerjaan dibagi, dikelompokkan, serta  dikoordinasikan secara formal.

Elemen Struktur Organisasi

Terdapat enam elemen kunci yang harus diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur dalam organisasi, antara lain:

1.      Spesialisasi Pekerjaan.

Sejauh mana tugas-tugas dalam suatu organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan yang terpisah

2.      Departemenisasi.

Departemenisasi dapat berwujud proses, produk, geografi, serta pelanggan.

3.      Rantai Komando.

Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa saja yang bertanggung jawab kepada siapa.

4.      Rentang Kendali.

Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seseorang manajer secara efektif dan efisien.

5.      Sentralisasi dan Desentralisasi.

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan tersebut terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi. Desentralisasi merupakan lawan dari sentralisasi.

6.      Formalisasi.

Sejauh mana suatu pekerjaan dalam organisasi tersebut dibakukan.

Struktur Sederhana Organisasi

Struktur sederhana merupakan sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil sebab struktur sederhana menjadi tidak memadai ketika sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menimbulkan beban berlebih (overload) di puncak.

Desain Struktur Organiasasi Modern

Struktur Tim

            Struktur tim merupakan pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan suatu kegiatan kerja. Ciri-ciri utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental serta mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis

Organisasi Virtual

            Organisasi Virtual merupakan sebuah organisaisi yang berusaha menghapus rantai komando memiliki rentang kendali tak ternatas, dan mengganti departemen dengan tim yag diberdayakan.

Organisasi Nirbatas

            Organisasi nirbatas merupakan organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, yang memiliki rentang kendali tidak terbatas, serta mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.

Faktor Penentu Struktur Organisasi

            Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang cenderung mekanistis sedangkan sebagian yang lainnya mengikuti karakteristik organik. Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:

1.     Strategi

Sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, wajar kalau strategi dan struktur harus terkait erat sekali. Tepatnya struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan suatu perubahan yang signifikan dalam strategi organisasinya, maka struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung serta mendukung perubahan tersebut.

Strategi inovasimerupakan strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga. Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti

2.     Ukuran Organisasi

Ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi struktur

3.     Teknologi

Istilahteknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

4.     Lingkungan

Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelomok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.

MACAM-MACAM BENTUK ORGANISASI

Dalam pelaksanaannya, dikenal adanya bermacam bentuk organisasi atau lebih tepatnya struktur organisasi, di antarnya adalah:

·         Organisasi Garis
Bentuk organisasi garis ini pertama kali muncul di kalangan militer dan merupakan bentuk organisasi yang paling tua. Bentuk ini diciptakan oleh Henry Fayol, disamping itu bentuk organisasi garis merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana.

Organisasi garis mempunyai ciri khas sebagai berikut :

a.       Jumlah karyawan relatif sedikit

b.      Organisasi relatif kecil

c.       Karyawan saling mengenal dengan akrab

d.      Belum adanya spesialisasi kerja, atau jika ada masih relatif rendah

Kebaikannya :

1.      Perintah atau komando berjalan lancar, karena pimpinan hanya seorang

2.      Keputusan dapat diambil secara cepat

3.      Solidaritas karyawan sangat tinggi, karena saling mengenal satu sama lain.

Kelemahannya :

1.      Kemampuan seorang pimpinan sangat berpengaruh, sehingga jika pimpinan tidak cakap atau tidak mampu, akan berakibat fatal bagi organisasi tersebut.

2.      Timbulnya atau mendorong adanya sifat otoriter dari seorang pimpinan organisasi.

3.      Membatasi perkembangan individu bawahan/ anggotanya.

·         Organisasi Fungsional
Dalam prakteknya, struktur organisasi fungsional ini kadang-kadang menimbulkan ketidak jelasan dalam pemberian perintah dari atasan kepada bawahan.Hal ini disebabkan kerena setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada, sepanjang perintah tersebut masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. Struktur organisasi fungsional yang pada mulanya diciptakan oleh F.W Taylor, juga mempunyai kebaikan maupun kelemahan tersendiri.

Kebaikannya adalah :

a.       Adanya spesialisasi tugas yang jelas

b.      Adanya tenaga-tenaga ahli dalam masing-masing tugas sesuai dengan fungsi-fungsi organisasi yang ada

c.       Karyawan dengan spesialisasinya dapat didayagunakan semaksimal mungkin

     Kelemahannya adalah :

a.       Koordinasi agak sulit diterapkan, karena bawahan mempunyai beberapa atasan.

b.      Proses pengambilan keputusan seringkali terlambat, karena ditentukan oleh “top management”

c.       Dituntut adanya karyawan yang benar-benar trampil (seorang spesialis), yang kadang-kadang sulit mencarinya

·         Organisasi Garis Dan Staf
Bila suatu organisasi itu masih ralatif kecil, artinya belum banyak permasalahan yang dihadapi dan segera harus diatasi, maka bentuk struktur organisasi yang sederhana (organisasi garis) dapat untuk mengatasinya.Namun apabila organisasi tersebut berkembang semakin luas, mungkin akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan (decision making), sehingga pimpinan tersebut merasa perlu untuk minta bantuan kepada orang lain yang dianggap mampu dan ahli. Oleh sebab itu, dibentuklah suatu “staf penasehat” yang merupakan kumpulan orang-orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Adapun tugas dari staf tersebut adalah membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Kebaikannya adalah :

1.      Dapat diterapkan baik dalam organisasi yang besar maupun organisasi yang kecil, apapun tujuan organisasi tersebut

2.      Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan (pelaksana) yang diakibatkan adanya staf

3.      Keputusan dapat diambil dengan lebih baik, karena adanya saran dari para ahli (staf)

Kelemahannya adalah :

1.              Rasa solidaritas karyawan berkurang, karena tidak saling mengenal antara bagian satu dengan bagian lainnya.

2.              Perintah kadang-kadang menjadi agak kabur atau kurang jelas

3.              Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan, apabila koordinasi pada staf kurang baik.

·         Organisasi Gabungan
Bentuk organisasi gabungan ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuk sruktur organisasinya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiga bentuk organisasi tersebut. Sehingga bentuk struktur organisasi gabungan ini akan mempunyai kebaikan serta kelemahannya mengikuti kebaikan maupun kelemahan organisasi yang dibentuknya dalam rangka penggabungan tersebut.

·         Organisasi Matriks
Bentuk struktur organisasi matrik pertama kali muncul pada sebuah perusahaan industri ruang angkasa, yang mempunyai banyak departemen di mana masing-masing departemen dipegang oleh para spesialis (tim ahli) guna mencapai tujuan perusahaan secara khusus. Dewasa ini, struktur organisasi matriks sering diterapkan pada suatu pekerjaan yang merupakan proyek-proyek besar. Secara nyata terlihat bahwa untuk menangani suatu proyek yang cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks, diperlukan suatu upaya penyelesaian yang tepat, baik ditinjau dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan. Karena dirasakan bahwa bentuk organisasi yang disebutkan sebelumnya tidak dapat untuk menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, maka dibentuklah struktur matriks ini, yang pada dasarnya mempunyai tujuan memadukan berbagai bentuk struktur organisasi yang telah ada serta unsur personalia yang ada dalam organisasi dengan berbagai spesialisasinya guna menyelesaikan suatu proyek. Dalam organisasi matriks, seorang bawahan mempunyai dua orang atasan sehingga mereka dibawah dua jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu secara vertikal (bersifat fungsional) sedang lainnya secara horizontal yang berasal dari perintah pimpinan proyek. Bila kedua jalur tersebut digabungkan, akan terlihat bentuk sebuah matriks, sehingga disebut organisasi matriks

·         Organisasi Supervisi
Di Amerika Serikat terdapat bervariasi bentuk organisasi supervisi. Hal ini disebabkan antara lain kerena terdapat pertumbuhan sekolah-sekolah secara pesat dengan angka problema yang diadministrir. Pertumbuhan sekolah menambah jumlah lembaga supervise dengan variasi tugas para supervisor. Kondisi-kondisi seperti besarnya sekolah, jumlah pelaksana supervisi beserta pendidikan dan pengalaman orang-orang yang di supervise menyebabkan perbedaan organisasi supervise.
Fred C. Ayer & A. S. Barr, mengemukakan tiga bentuk Organisasi Supervisi. Di antaranya adalah:

1.      Bentuk organisasi Extrisic-dualistic.

2.      Bentuk organisasi Line and Staff.

3.      Bentuk organisasi coordinate. Soetopo Hendiyat (1982:72).

Contoh Struktur Organisasi Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah dan tugas dan wewenang tiap-tiap jabatan

Struktur organisasi koperasi dibentuk sedemikan rupa sesuai dengan idiologi dan strategi pengembangan untuk memperoleh Strategic competitiveness sehingga setiap koperasi boleh jadi mempunyai bentuk yang berbeda secara fungsional karena menyesuaikan dengan strategi yang sedang dikembangkan tetepi secara basic idologi terutama terkait dengan perangkat organisasi koperasi akan menunjukan kesamaan

Ada baiknya kita sedikit membahas tentang perangkat organisasi koperasi. setidaknya dalam koperasi kita mengenal 3 perangkat organisasi yang jamak digunakan yaitu:

- Rapat Anggota
- Pengurus
- Pengawas


Dari gambaran tersebut dapat dilihat bahwa ketiga unsur perangkat utama organisasi, tetapi disamping ketiga unsur perangkat utama, kopearsi tersebut dapat dilengkapi dengan pengelolaan usaha. Karena pada dasarnya pengurus dapat saja mengangkat seorang pengelola yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha. Dalam hal ini apabila koperasi bermaksud untuk mengangkat pengelola maka rencana tersebut dajukan kepada rapat anggota untuk mendapat persetujuan.

Sejalan dengan upaya untuk terus meningkatkan kinerja organisasi sekaligus mencapai efisiensi dan efektifitas kerja, maka pihak koperasi telah mengatur tugas masing-masing pengurus sesuai dengan jabatan yang ada dalam organisasi sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga menjadi lebih bersifat operasional.

A. Rapat Anggota


Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Hal ini mengandung pengertian bahwa segala keputusan yang sifatnya mendasar mengenai kebijakan pengembangan aktifitas koperasi ditentukan oleh anggota yang disampaikan melalui forum rapat anggota, setiap anggota mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapatnya. Penyelenggaraan rapat anggota sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

Jenis rapat anggota yang ada dalam Koperasi CAHAYA MULYA BERSAMA adalah :


a. Rapat Anggota Tahunan (RAT), yaitu rapat anggota yang diselenggarakan tiap akhir tahun buku. Diadakan oleh Pengurus dan Badan Pengawas yang dihadiri oleh anggota. Rapat Anggota Tahunan ini mengesahkan laporan pertanggungjawaban Pengurus dan badan Pengawas, pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), pemilihan anggota Badan Pengurus dan Badan Pengawas.

b. Rapat Anggota Khusus (RAK), yaitu rapat anggota yang diadakan untuk tujuan khusus seperti menetapkan kebijaksanaan umum dibidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi untk satu tahun buku berikutnya. Serta untuk menetapkan RAPB koperasi dan perubahan Anggaran dasar dan Anggaran Rumah Tangga koperasi.

c. Rapat Anggota Luar Biasa, yaitu rapat anggota yang diadakan untuk menetapkan penggabungan atau pembagian atau peleburan atau pembubaran koperasi atau apabila keadaan mengharuskan adanya keputusan segera yang wewenangnya ada pada rapat angota. Maka dapat diadakan Rapat Anggota Luar Biasa dapat dilaksanakan dengan permintaan tertulis 1/10 dari jumlah anggota, Pengurus dan Badan Pemeriksa.



B. Pengurus


Kekuasaan yang dimiliki oleh pengurus koperasi berada dibawah kekuasaan rapat anggota. Pengurus hanya merupakan pemegang mandat yang dipilih, diangkat serta diberhentikan oleh anggota. Pengurus harus membuat kebijakan yang tidak menyimpang dari Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan hasil keputusan rapat anggota lainnya dan pada akhir masa jabatannya harus mempertanggung jawabkan hasil kerjanya kepada anggota.

Secara umum, tugas utama pengurus Koperasi CAHAYA MULYA BERSAMA adalah memimpin organisasi dan perusahaan koperasi, melakukan segala perbuatan hukum dan atas nama koperasi, serta mewakili koperasi baik didalam maupun diluar pengadilan.

Pengurus dipilih dari anggota dan masa jabatan pengurus dan pengawas satu periode adalah tiga tahun, dan setelah masa jabatannya berakhir dapat dipilih kembali.


Unsur-unsur Pengurus Koperasi terdiri atas :


- Ketua :


- Wakil Ketua Umum


- Sekretaris I


- Sekretaris II


- Bendahara I


- Bendahara II


- Wakil Ketua Bidang Usaha Keuang


- Wakil Ketua Bidang Usaha Pelayanan Umum, Usaha Kecil –Menengah


- Wakil Ketua Bidang Usaha Bidang Usaha Komunikasi Hubungan Usaha Dan Pengembangan


Anggota koperasi yang dapat dipilih menjadi pengurus adalah yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :


- Mempunyai sifat jujur dan ketrampilan kerja.


- Mempunyai pengetahuan tentang perkoperasian.


- Mempunyai rasa disiplin dan tanggung jawab atas jalannya kegiatan usaha koperasi.


Pengurus bertugas :


1. Menyelenggarakan rapat anggota.


2. Menyelenggarakan pembinaan organisasi dan idiil.


3. Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan.


4. Mengelola koperasi dan usahanya.


5. Mengajukan rancangan rencana kerja dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi.


6. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.


7. Menyelenggarakan pembukuan secara tertib.


8. Memelihara Daftar Buku Anggota, Daftar Buku Pengurus, dan Daftar Buku Pengawas.


Pengurus berwenang :


1. Menentukan kebijaksanaan koperasi sesuai dengan Keputusan Rapat anggota.


2. Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar.

Tugas dan wewenang masing-masing komponen pengurus itu dapat dirinci sebagai berikut :

a. Ketua Umum


Ketua KOPERASI memiliki tanggung jawab baik kedalam maupun keluar organisasi, dengan uraian tugas selengkapnya sebagai berikut:


1. Memimpin Koperasi dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota Pengurus.


2. Mewakili Koperasi di dalam dan di luar pengadilan.


3. Melaksanakan segala perbuatan sesuai dengan Keputusan Rapat anggota dan Rapat Pengurus.



Adapun wewenang dari ketua adalah sebagai berikut :


1. Menentukan Kebijaksanaan dan mengambil keputusan.


2. Menandatangani surat-surat dan perjanjian bersama Sekretaris dan Bendahara.


Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota






b. Wakil Ketua Umum


Wakil ketua memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil penanggung jawab umum, dengan rincian tugas sebagai berikut :


1. Melaksanakan tugas ketua apabila berhalangan.


2. Membina dan mengawasi bidang organisasi dan administrasi.


3. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan.


4. Menyelenggarakan kontrak usaha dengan pihak lain



c. Sekretaris


Tugas utama sekretaris adalah sebagai penanggungjawab administrasi koperasi, adapun uraian tugasnya sebagai berikut :


1. Bertanggung jawab kegiatan administrasi dan perkantoran.


2. Mengusahakan kelengkapan organisasi.


3. Mengatur jalannya perkantoran.


4. Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.


5. Menghimpun dan menyusun laporan kegiatan bersama bendahara dan pengawas.


6. Menyususn rancangan rencana program kerja organisasi dan idiil.


Sekretaris berwenang :


1. Mengambil keputusan dibidang kesekretariatan.


2. Menandatangani surat-surat bersama ketua.


3. Menetapkan pelaksanaan bimbingan organisasi dan penyuluhan.


Sekretaris bertanggung jawab kepada rapat Pengurus melalui Wakil Ketua.



d. Bendahara


Pada dasarnya tugas pokok bendahara adalah mengurus kekayaan dan keuangan koperasi, antara lain :


1. Bertanggung jawab masalah keuangan koperasi.


2. Mengatur jalannya pembukuan keuangan.


3. Menyusun anggran setiap bulan.


4. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang.


5. Menyusun rencana anggaran dan pendapatan koperasi.


6. Menyusun laporan keuangan.


7. Mengendalikan anggaran.


Bendahara berwenang :


1. Mengambil keputusan dibidang pengelolaan keuangan dan usaha.


2. Bersama dengan ketua menandatangani surat yang berhubungan dengan bidang keuangan dan usaha.


e. Wakil Ketua Bidang Usaha


Wakil ketua bidang usaha memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil penanggung jawab di bidang usaha dan bertanggung jawab kepada wakil ketua umum, dengan rincian tugas sebagai berikut :


1. Membina dan mengawasi unit bidang usaha koperasi.


2. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan bidang usaha.


3. Menyelenggarakan kesepatan kontrak usaha dengan pengelola unit bidang usaha koperasi.


4. Menyusun peraturan-peraturan khusus di unit bidang usaha.



C. Pengawas


Disamping rapat anggota dan pengurus, salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi adalah pengawas yang antara lain mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.


Adanya fungsi pengawasan dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan.


Pengawas dipilih melalui rapat anggota bersama dengan pemilihan pengurus dengan masa jabatan tiga tahun.Jabatan pengawas tidak boleh dirangkap dengan jabatan pengurus, sedangkan persyaratan badan pengawas sama dengan persyaratan pengurus.


Dengan uraian tugas masing-masing adalah sebagai berikut:


1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan pengurus menyangkut pengelolaan koperasi, baik yang menyangkut aspek organisasi idiil maupun aspek usaha.


2. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.


3. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan.


Pengelola


Selain adanya ketiga komponen perangkat organisasi, maka sebagai pelaksana operasional terutama berkaitan dengan unit bidang usaha yang sifatnya membantu pengurus dalam menjalankan kegiatan usaha, maka KOPERASI CAHAYA MULYA BERSAMA juga melaksanakan kesepatan kerja dengan Pengelola unit usaha. Kesepatan kerja Pengelola unit usaha dengan Pengurus Koperasi dengan persetujuan Rapat Anggota Tahunan .

sumber : http://rizka-suryaningsih.blogspot.com/2012/04/012-contoh-struktur-kecil-sebuah.html

              http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi